Zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen „AML zákon“), klade na povinné osoby řadu povinností. Mezi ty nejčastěji skloňované patří identifikace a kontrola klienta či zavedení systému vnitřních zásad. Často se však zapomíná na neméně důležitý prvek – povinné a pravidelné vzdělávání zaměstnanců. Právě proškolený tým je první linií obrany proti zneužití Vaší společnosti k praní špinavých peněz.

Zákonná povinnost školit zaměstnance v AML

Povinnost provádět AML školení zaměstnanců není pouhým doporučením, ale zákonným požadavkem. Podle AML zákona musí každá povinná osoba, včetně advokátních či realitních kanceláří, zajistit, aby její zaměstnanci byli seznámeni s riziky a postupy v oblasti AML. Cílem je, aby každý relevantní pracovník dokázal včas rozpoznat podezřelou transakci a věděl, jak správně postupovat.

Tato povinnost se vztahuje na široké spektrum subjektů. Jak uvádějí odborné zdroje, mezi povinné osoby patří nejen banky, ale také notáři, advokáti a samozřejmě realitní zprostředkovatelé (Právní prostor). Ignorování této povinnosti může vést k citelným sankcím ze strany Finančního analytického úřadu (FAÚ).

Kdo všechno musí být proškolen?

Mylně se předpokládá, že AML školení je relevantní pouze pro vedoucí pracovníky nebo jmenovanou kontaktní osobu pro FAÚ. Ve skutečnosti musí školením projít všichni zaměstnanci, kteří se mohou při výkonu své práce setkat s jednáním, jež by mohlo naplňovat znaky podezřelého obchodu.

V kontextu AML training realitní kancelář to znamená, že proškoleni musí být nejen realitní makléři, ale také:

Asistenti a asistentky, kteří přicházejí do styku s klienty nebo jejich dokumenty.
Zaměstnanci finančního oddělení, kteří zpracovávají platby a rezervační poplatky.
Právníci nebo koncipienti, kteří připravují smluvní dokumentaci.

Cílem je zajistit, aby celá organizace fungovala jako jednotný systém včasného varování.

Frekvence a obsah školení: Co zákon vyžaduje?

Ačkoliv AML zákon explicitně nestanovuje přesnou periodicitu, zavedenou praxí je provádět školení minimálně jednou ročně a dále vždy při významné změně legislativy nebo interních postupů. Stejně tak je nezbytné proškolit každého nového zaměstnance na relevantní pozici.

Obsah školení musí být komplexní a přizpůsobený konkrétním rizikům Vaší činnosti. Podle odborníků z ARROWS by mělo pokrývat následující oblasti.

Typologie a znaky podezřelých obchodů

Zaměstnanci musí být schopni identifikovat varovné signály. Školení by mělo obsahovat konkrétní příklady z praxe, jako jsou:

Klient chce prodat nemovitost za cenu výrazně pod tržní hodnotou bez zjevného důvodu.
Kupní cena je v zjevném nepoměru k deklarovaným majetkovým poměrům klienta.
Finanční prostředky pocházejí ze státu s nedostatečnou AML regulací nebo ze sankčního seznamu.
Klient se snaží provádět zbytečně složité nebo neobvykle strukturované transakce bez logického ekonomického opodstatnění (ARROWS).

Interní postupy a systém vnitřních zásad

Každý zaměstnanec musí znát interní AML předpisy, zejména Systém vnitřních zásad. Školení musí jasně vysvětlit, jak správně provést identifikaci a kontrolu klienta podle interních směrnic, jaké dokumenty vyžadovat a jak je ověřovat. Důraz by měl být kladen na praktické postupy, které jsou součástí každodenní práce.

Postup při oznámení podezřelého obchodu

Klíčovou součástí je seznámení s interním procesem eskalace. Zaměstnanci musí vědět, komu mají podezření nahlásit, jaké informace předat a že nesmí klienta o tomto kroku informovat (tzv. "tipping-off"). Cílem je zajistit, aby se informace o podezření dostala rychle a efektivně ke kompetentní osobě, která rozhodne o podání oznámení o podezřelém obchodu (OPO) na FAÚ.

Dokumentace je klíčová: Jak prokázat splnění povinnosti

Splnit povinnost nestačí, musíte být schopni ji také kdykoliv doložit. Pečlivá dokumentace o provedených školeních je nezbytná pro případnou kontrolu ze strany FAÚ.

Kontrola FAÚ může přijít bez ohlášení

Finanční analytický úřad má ze zákona široké pravomoci a může provést kontrolu plnění AML povinností kdykoliv, a to i bez předchozího upozornění. Jak potvrzuje praxe, je klíčové mít veškerou dokumentaci trvale v naprostém pořádku a připravenou k nahlédnutí (ARROWS).

Vaše dokumentace by měla obsahovat:

Prezenční listiny: U prezenčních školení s podpisy všech účastníků.
Záznamy z online školení: Certifikáty o absolvování nebo logy ze systému e-learningu.
Obsah školení: Kopie prezentací, testů a dalších použitých materiálů.
Datum a jméno školitele: Jasná identifikace, kdo a kdy školení vedl.

Doporučuje se uchovávat tyto záznamy po dobu nejméně 5 let od uskutečnění školení.

Jak Konfido pomáhá s přípravou na AML školení

AML vzdělávání a zákonná povinnost s ním spojená vyžaduje, aby školící materiály nebyly jen obecné, ale aby přesně odrážely Váš Systém vnitřních zásad, hodnocení rizik a specifika Vašeho podnikání. Příprava takových podkladů je časově náročná a vyžaduje pečlivou práci s rozsáhlými interními dokumenty.

Zde Vám může pomoci inteligentní asistent Konfido. Místo manuálního procházení desítek stran směrnic a metodických pokynů můžete všechny relevantní dokumenty nahrát do aplikace a nechat AI, aby pro Vás připravila strukturované podklady.

REÁLNÝ SCÉNÁŘ:

Compliance manažer v realitní kanceláři má za úkol připravit každoroční AML školení zaměstnanců. Musí vycházet z interního 50stránkového Systému vnitřních zásad, aktualizovaného hodnocení rizik a nejnovějšího metodického pokynu FAÚ. Ruční příprava by zabrala několik hodin práce.

S Konfidem nahraje všechny tři dokumenty do aplikace a zadá dotaz:

„Vytvořte detailní osnovu pro AML školení našich realitních makléřů. Vycházejte z přiloženého Systému vnitřních zásad a Hodnocení rizik. Zaměřte se na praktické příklady podezřelých obchodů relevantních pro prodej rezidenčních nemovitostí a popište přesný interní postup, jak má makléř postupovat při identifikaci klienta, včetně eskalace na kontaktní osobu.“

Během několika minut Konfido vygeneruje přehlednou osnovu s konkrétními body, citacemi z interních předpisů a praktickými scénáři, které přesně odpovídají praxi dané kanceláře. Ušetřený čas může manažer věnovat přípravě na samotné školení a diskusi se zaměstnanci.

Efektivní AML školení zaměstnanců je základním kamenem funkčního compliance systému. Nepodceňujte ho – investice do kvalitního vzdělávání Vašeho týmu se Vám mnohonásobně vrátí v podobě minimalizace rizik a ochrany dobrého jména Vaší společnosti.

Spočítejte si návratnost nasazení Konfida

Zjistěte, kolik hodin měsíčně ušetříte na přípravě podkladů, analýze dokumentů a zajištění AML compliance.

Vyzkoušet demo

AML školení zaměstnanců: Co zákon vyžaduje a jak předejít sankcím