Identifikace klienta AML: Postup krok za krokem s checklistem

Proč je identifikace klienta stěžejní povinností

Zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen „AML zákon“), klade na advokáty, realitní zprostředkovatele a další povinné osoby řadu povinností. Tou naprosto základní, od které se odvíjí všechny ostatní, je identifikace klienta AML. Nejde o pouhou formalitu, ale o klíčový krok v rámci principu „poznej svého klienta“ (KYC), který Vám umožňuje posoudit rizikovost daného obchodního vztahu (FAÚ). Pokud klient odmítne identifikaci, je to samo o sobě varovným signálem a zpravidla Vám nezbývá než obchodní vztah neuzavřít, případně jej ukončit (FAÚ).

Tento článek Vám poskytne systematický přehled postupu a praktický checklist, jak při identifikaci postupovat efektivně a v souladu se zákonem.

Kdy Vám vzniká povinnost klienta identifikovat

Povinnost provést identifikaci nevzniká u každého dílčího úkonu, ale je vázána na specifické situace a hodnotové prahy. Klíčové je provést identifikaci před uskutečněním samotného obchodu nebo před navázáním obchodního vztahu (Realitní kariéra).

Nejčastější situace, kdy musíte přistoupit k identifikaci, jsou:

• Obchod mimo obchodní vztah v hodnotě 1 000 EUR a více (FAÚ).
• Obchod s hotovostí v hodnotě 10 000 EUR a více, jak stanovuje stanovisko Finančního analytického úřadu (FAÚ).
• Vznik obchodního vztahu (např. uzavření smlouvy o dlouhodobém poskytování právních služeb).
• Podezřelý obchod, a to bez ohledu na hodnotu transakce.
• Při pochybnostech o pravdivosti nebo úplnosti dříve získaných identifikačních údajů.

Rozsah zjišťovaných údajů: Fyzická vs. právnická osoba

AML zákon přesně definuje rozsah údajů, které musíte zjistit a zaznamenat. Tento proces je detailně upraven v § 8 a § 8a AML zákona (FAÚ).

Identifikace fyzické osoby

U fyzické osoby (včetně podnikající) je nutné zjistit a ověřit následující údaje z platného průkazu totožnosti:

• Všechna jména a příjmení
• Rodné číslo, a pokud nebylo přiděleno, datum narození
• Místo narození
• Pohlaví
• Trvalý nebo jiný pobyt
• Státní občanství

Dále je nutné zaznamenat údaje o samotném průkazu: jeho typ, číslo, datum vydání, úřad, který jej vydal, a dobu platnosti.

Identifikace právnické osoby

U právnické osoby je proces komplexnější a zahrnuje:

• Obchodní firmu nebo název, včetně odlišujícího dodatku nebo dalšího označení
• Sídlo
• Identifikační číslo osoby (IČO)

Zásadní je provést identifikaci fyzické osoby, která za právnickou osobu jedná v daném obchodu. Klíčovým krokem je však zjištění a ověření totožnosti skutečného majitele (Ultimate Beneficial Owner – UBO) z důvěryhodných zdrojů, jako je Evidence skutečných majitelů (FAÚ).

Ověření totožnosti, PEP a sankční seznamy

Samotné zjištění údajů nestačí; musíte je i ověřit. Standardem je osobní přítomnost klienta („face to face“), kdy si ověříte podobu klienta s fotografií v dokladu totožnosti (Realitní kariéra). Vždy pořizujte kopii dokladu, což Vám AML zákon pro tyto účely výslovně umožňuje (FAÚ).

Nedílnou součástí procesu je také kontrola, zda klient, jeho skutečný majitel nebo osoba jednající jeho jménem není:

1. Politicky exponovaná osoba (PEP): Osoba ve významné veřejné funkci. V případě pozitivního zjištění musíte aplikovat opatření zesílené kontroly klienta (FAÚ).
2. Osoba na sankčním seznamu: Osoba, vůči níž Česká republika uplatňuje mezinárodní sankce. Ověření se provádí proti platným sankčním seznamům EU a OSN (FAÚ).

Praktický AML checklist pro identifikaci klienta

U každého nového klienta postupujte podle tohoto kontrolního seznamu. V případě kontroly FAÚ musíte být schopni rychle doložit, že jste každý bod splnili (Realitní kariéra).

1. Vzniká povinnost identifikace?

• Jedná se o obchod nad stanovený limit (1 000 EUR u prodeje, 10 000 EUR/měsíc u pronájmu)?
• Zakládá se nový obchodní vztah?
• Jde o podezřelý obchod bez ohledu na výši?

2. Identifikace fyzické osoby

• Předložen platný průkaz totožnosti (OP nebo pas)
• Zaznamenány povinné údaje: jméno, příjmení, datum narození, místo narození, pohlaví, trvalý pobyt, státní příslušnost, číslo a druh průkazu (§ 5 AML zákona)
• Ověřena podoba klienta s fotografií v průkazu

3. Identifikace právnické osoby

• Ověřeny základní údaje z veřejného rejstříku (název, IČO, sídlo, předmět podnikání)
• Identifikována fyzická osoba, která za klienta jedná
• Zjištěn a ověřen skutečný majitel (UBO) přes evidenci skutečných majitelů

4. Kontrola rizikových faktorů

• Ověřeno, zda klient nebo jeho UBO není PEP (politicky exponovaná osoba)
• Ověřeno, zda klient nebo jeho UBO není na sankčních seznamech EU
• Posouzena rizikovost transakce (zdroj financí, výše, oblast)

5. Dokumentace

• Pořízena a uložena kopie předložených dokladů
• Vytvořen písemný záznam o provedené identifikaci s datem a podpisem
• Dokumenty uloženy bezpečně, odděleně a v souladu s GDPR
• Nastavena archivace na 10 let od ukončení obchodního vztahu

Jak Konfido zrychluje zpracování identifikačních dokumentů

Proces identifikace a následné kontroly klienta je administrativně náročný. Ruční přepisování údajů z občanských průkazů, pasů, výpisů z obchodního rejstříku či smluv je pomalé a náchylné k chybám. Právě zde může pomoci inteligentní asistent.

Místo manuálního zpracování můžete všechny identifikační dokumenty nahrát do zabezpečeného prostředí aplikace Konfido. Systém dokumenty analyzuje a umožní Vám získat potřebné informace během několika sekund.

Využitím nástrojů, jako je Konfido, nejen zrychlíte interní procesy, ale také zvýšíte přesnost a spolehlivost Vaší AML dokumentace. Odpovědnost za správnost sice zůstává na Vás, ale technologie Vám poskytne rychlé a ověřitelné podklady pro Vaše rozhodování.

Zdroje a použitá literatura

• FAÚ: Metodický pokyn č. 9 hodnocení rizik PDF
• Realitní kariéra: Identifikace klienta AML postup
• Hypoindex: PEP osoby AML povinnosti makléři
• Connecte REALITY: Původ financí v realitních transakcích
• FAÚ: Realitní sektor: AML povinnosti
• ARROWS: Realitní kanceláře a AML zákon