Problematika praní špinavých peněz a financování terorismu, kterou upravuje zákon č. 253/2008 Sb. (dále jen „AML zákon“), klade na advokáty, notáře, ale i realitní zprostředkovatele vysoké nároky. Jednou z nejrizikovějších oblastí je obchodní vztah s tzv. politicky exponovanou osobou (PEP). Nesprávná identifikace nebo podcenění souvisejících povinností může vést nejen k citelným sankcím, ale i k poškození profesní reputace.

Jako povinné osoby musíte být schopni nejen rozpoznat, zda je Váš klient PEP, ale také provést a pečlivě zdokumentovat zesílenou kontrolu. Tento článek Vám poskytne věcný návod, jak v těchto situacích postupovat efektivně a v souladu se zákonem.

Kdo je politicky exponovaná osoba (PEP)?

Definice politicky exponované osoby je poměrně široká a nezahrnuje pouze samotné vrcholné politiky. Podle AML zákona se za PEP považuje fyzická osoba, která je nebo byla ve významné veřejné funkci s celostátním nebo regionálním významem.

Mezi tyto funkce patří například:

  • Hlava státu, předseda vlády, ministr, náměstek nebo zástupce ministra.
  • Poslanec nebo senátor.
  • Člen nejvyššího, ústavního nebo jiného vrcholného soudu.
  • Člen bankovní rady centrální banky.
  • Vysoký důstojník ozbrojených sil nebo sborů.
  • Člen statutárního orgánu obchodní korporace vlastněné státem.
  • Velvyslanec nebo vedoucí diplomatické mise.

Důležité je, že status PEP se automaticky rozšiřuje i na okruh blízkých osob. Povinnosti spojené s PEP se tedy vztahují také na:

  • Členy rodiny: Manžel, partner, rodiče, sourozenci a děti a jejich manželé nebo partneři.
  • Osoby blízké: Společníci nebo skuteční majitelé stejné právnické osoby jako PEP nebo osoby v jiném blízkém podnikatelském vztahu (Hypoindex).

Status politicky exponované osoby přetrvává po dobu výkonu funkce a nejméně dalších 12 měsíců po jejím ukončení. Povinná osoba však musí uplatňovat opatření i po této lhůtě, dokud nevyhodnotí, že s klientem již není spojeno riziko specifické pro PEP (Realitní kariéra).

Jak spolehlivě identifikovat PEP osobu?

Identifikace PEP je klíčovou součástí principu „poznej svého klienta“ (KYC), který je základem AML legislativy (FAÚ). Problémem je, že neexistuje žádná jednotná a oficiálně závazná databáze PEP osob. Jste tedy nuceni kombinovat více zdrojů.

Proces identifikace by měl zahrnovat následující kroky:

  1. Prohlášení klienta: Prvním krokem je vždy dotaz na klienta a získání jeho písemného prohlášení, zda on sám nebo jeho skutečný majitel není PEP. Toto prohlášení je však pouze výchozím bodem.
  2. Ověření z nezávislých zdrojů: Spoléhat se pouze na slovo klienta je nedostatečné. Informace musíte ověřit. K tomu můžete využít:

- Komerční databáze (např. Dow Jones, Refinitiv).

- Veřejně dostupné registry a seznamy funkcionářů.

- Důvěryhodné mediální zdroje a internetové vyhledávače (Realitní kariéra).

  1. Identifikace skutečného majitele: Zvláštní pozornost věnujte zjištění skutečného majitele, pokud je Vaším klientem právnická osoba. Je nezbytné ověřit, zda skutečný majitel není PEP nebo osoba, vůči níž Česká republika uplatňuje mezinárodní sankce (FAÚ).

Zesílená kontrola klienta: Povinnosti při obchodu s PEP

Jakmile identifikujete klienta jako PEP, zákon automaticky vyžaduje uplatnění opatření zesílené identifikace a kontroly, a to ještě před uskutečněním obchodu nebo navázáním obchodního vztahu (FAÚ).

Tato zesílená kontrola zahrnuje především:

  • Zkoumání původu finančních prostředků a majetku: Nestačí jen vědět, z jakého účtu peníze přijdou. Musíte přijmout přiměřená opatření ke zjištění původu prostředků, které budou v transakci použity. U PEP je také nutné zkoumat původ jejího celkového majetku (Hypoindex).
  • Získání dodatečných informací: Musíte detailně porozumět účelu a zamýšlené povaze obchodu nebo obchodního vztahu (FAÚ).
  • Průběžné sledování: Obchodní vztah s PEP vyžaduje zvýšený a průběžný monitoring po celou dobu jeho trvání.

Pokud klient odmítne poskytnout potřebnou součinnost při kontrole, například odmítne doložit původ prostředků, jste povinni obchod neuskutečnit a zvážit podání oznámení o podezřelém obchodu (FAÚ).

REÁLNÝ SCÉNÁŘ:

Realitní makléř zprostředkovává prodej vily za 45 milionů Kč. Kupujícím je společnost, jejímž skutečným majitelem je náměstek ministra. Tato skutečnost automaticky klasifikuje transakci jako vysoce rizikovou. Makléř si od klienta vyžádá nejen prohlášení o statusu PEP, ale také dokumenty prokazující původ finančních prostředků (např. daňová přiznání za několik let, doklady o prodeji jiné nemovitosti, výpisy z investičního portfolia). Veškeré dokumenty, screenshoty z ověřovacích databází a záznamy z komunikace si pečlivě archivuje jako důkaz o provedené zesílené kontrole pro případnou kontrolu ze strany Finančního analytického úřadu.

Dokumentace jako klíč k minimalizaci rizika

Pečlivá a systematická dokumentace je Vaší nejlepší obranou. V případě kontroly musíte být schopni doložit, že jste splnili všechny zákonné povinnosti. Udržovat přehlednou evidenci a pořádek ve spisech je naprosto zásadní (Realitní kariéra).

Každý krok v procesu identifikace a kontroly musí být zaznamenán. To zahrnuje:

  • Získaná prohlášení od klienta.
  • Screenshoty a výpisy z ověřovacích databází a veřejných registrů.
  • Dokumenty prokazující původ majetku.
  • Zápisy z jednání a relevantní e-mailová komunikace.
  • Vaše vlastní hodnocení rizikovosti klienta.

Udržovat tuto dokumentaci v papírové podobě nebo roztroušenou po různých složkách v počítači je neefektivní a rizikové. Právě zde Vám může pomoci inteligentní asistent jako Konfido. Veškeré podklady k AML prověrce konkrétního klienta můžete nahrát do jedné zabezpečené složky. Systém Vám umožní v desítkách dokumentů okamžitě vyhledávat a ověřovat informace. Vytvoříte tak centralizovaný a snadno auditovatelný záznam o celém procesu, který je v případě potřeby okamžitě k dispozici.

Pokyn pro ověření:

Při provádění kontroly PEP osoby se neomezujte pouze na jeden zdroj informací. Vždy se snažte ověřit tvrzení klienta a informace z komerčních databází proti sobě, například pomocí rešerše v důvěryhodných médiích. Každý krok ověření (včetně negativních zjištění) pečlivě zaznamenejte a uložte do spisu. Tento záznam je Vaším důkazem, že jste postupovali s náležitou péčí.

Identifikace politicky exponovaných osob a následná zesílená kontrola představují komplexní, ale nezbytnou součást řízení rizik v právní i realitní praxi. Správným nastavením interních procesů a využitím moderních nástrojů pro správu dokumentace můžete tyto povinnosti plnit efektivně a s jistotou, že jste chráněni před případnými postihy.

Spočítejte si návratnost nasazení Konfida

Zjistěte, kolik času a nákladů ušetříte na správě spisů, včetně komplexní AML dokumentace. Naše kalkulačka Vám poskytne jasný přehled.

Vyzkoušet demo

Zdroje a použitá literatura